Para que el tratamiento de los datos personales relativos al incumplimiento de obligaciones dinerarias, financieras o de crédito se considere lícito, la LOPDGDD establece una serie de requisitos:

1.- Que los datos hayan sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés

El RIJ es un fichero especializado para letrados, siendo los abogados que se encuentren colegiados en los diferentes Colegios de Abogados, las únicas personas con capacidad para acceder a la Plataforma. 

El funcionamiento de la operativa del RIJ permite que sean los abogados quienes, en representación de sus clientes acreedores, incluyan en el Fichero la información sobre los impagos. Asimismo también cabe la posibilidad de que sean los propios profesionales quienes, actuando en su propio nombre, incluyan en el RIJ deudas de las que ellos mismos sean acreedores.

2.- Que los datos se refieran a deudas ciertas, vencidas y exigibles, cuya existencia o cuantía no hubiese sido objeto de discusión por el deudor

La deuda que comunique el acreedor ha de ser de carácter dinerario y cuantía determinada, no inferior a 50€, cierta, vencida, exigible y que no hayan pasado más de cinco años desde su vencimiento en el caso de personas físicas (particulares o autónomos) y diez años en el caso de personas jurídicas.

La información que se incluya en el RIJ se debe referir a deudas que sean verdaderas y reales en ese momento. No cabe, por tanto, la posibilidad de incluir deudas que estén siendo objeto de reclamación administrativa o judicial por el deudor, o de un procedimiento alternativo de resolución de disputas (arbitraje).

En virtud de lo establecido en el art. 20.2 LOPDGDD el acreedor deberá garantizar que concurren los requisitos exigidos para la inclusión de la deuda en el fichero responsabilizándose de su inexistencia o inexactitud.

3.- Que el acreedor haya informado al afectado de la posibilidad de inclusión de sus datos en el fichero

En virtud de lo dispuesto en el art.20.1.c) LOPDGDD es necesario que el acreedor haya informado al deudor en el contrato o en el momento de requerir el pago de la posibilidad de incluir los datos en el fichero RIJ en caso de incumplimiento de su obligación. Para ello es recomendable que los abogados, recojan tal advertencia en sus hojas de encargo y en las minutas  y que a su vez recomienden a sus clientes que la incluyan en los contratos que éstos formalicen con sus propios clientes y en las facturas que emitan. En cualquier caso, si el ususario opta por el servicio de requerimiento y publicación por medios certificados que te ofrece la plataforma, tal información se incluye en el requerimiento de pago que realiza el RIJ en nombre del acreedor, previo a la inclusión de la deuda en el fichero.

4.- Requerimiento de pago previo

Según dispone el art. 20.1.c) LOPDGDD, el cliente tiene la obligación de enviar, de manera previa a la inclusión de datos en el fichero, un requerimiento de pago intimando al deudor a proceder al pago de la deuda.

Para cumplir con esta exigencia legal el RIJ ofrece dos servicio distintos:

• Servicio de notificaciones certificadas:  El propio RIJ envía al deudor, en nombre del acreedor, un requerimiento de pago con la advertencia de que de mantenerse en el impago será incluido en el fichero de morosos RIJ por carta certificada o burofax (según la modalida elegida por el usuario). En el mismo texto de requerimiento se hace mención también del profesional que actúa en representación del acreedor.
• Servicio de notificación a través del organo judicial: El uso del servicio de publicación de deudas judicializadas exigue que el usuario haya realizado al deudor las notificaciones exigidas por el artículo 20.1 de la LOPD (requerimiento de pago y advertencia de inclusión en el fichero, así como la notificación de inclusión en el mismo).

  Para ello, ha de seguir el siguiente proceso:

  1.- Con carácter previo ha de requerir de pago al deudor con advertencia expresa de inclusión en los ficheros RIJ y FEIJ a través de procedimiento judicial iniciado para reclamar la deuda:

  • En la papeleta del monitorio
  • En la demanda del juicio ordinario
  • Por medio de escrito de trámite en cualquier fase del procedimiento en curso

  2.- Ha de aportar al RIJ el documento acreditativo de la notificación del requerimiento de pago con advertencia de inclusión al deudor a través del órgano judicial. Si realiza el requerimiento de pago con la advertencia de inclusión con el escrito de demanda o con la papeleta del monitorio, podrá acreditar la recepción de la notificación bien con el acuse de recibo, en caso de remisión de la cédula de emplazamiento y la demanda al domicilio del demandado, o bien, en caso de notificación por entrega, con la diligencia positiva de notificación expedida por el agente judicial.

  Si realiza el requerimiento de pago con advertencia de inclusión por medio de un escrito en un procedimiento ya en curso y el deudor está personado a través de procurador, podrá acreditar la notificación adjuntando el documento justificativo del traslado al deudor-demandado del escrito vía Sistema de Comunicación Electrónica (LexNET, Justicia.cat, JusticiaSip, Vereda o Avantius). Si el demandado no está representado por procurador, podrá acreditar la recepción de la notificación bien con el acuse de recibo en caso de remisión de la notificación, o bien, en caso de notificación por entrega, con la diligencia positiva expedida por el agente judicial.

5.- Que los datos únicamente se mantengan en el sistema mientras persista el incumplimiento y con el límite de cinco años desde el vencimiento de la deuda (personas físicas) o de diez años (personas jurídicas).

La información sobre la deuda y sobre el deudor se mantendrá en el RIJ únicamente mientras persista el incumplimiento. Asimismo, existe un  límite máximo de cinco años desde la fecha en la que venció la obligación. El momento a partir del cual se empieza a computar este plazo será el momento del vencimiento de la obligación, o de cada uno de los plazos para el caso de obligaciones periódicas.